Evden Çalışma Nasıl Verimli Hale Getirilebilir? Verimlilik Nasıl Korunur?

Uzaktan çalışma ismiyle de anılan evden çalışma, kişiler için oldukça kolaylaştırıcı olabilmektedir. Çünkü kişilere, evde, bazen pijamaları ile e-postaları yanıtlama ve toplantılara katılma şansı sunmaktadır. Bu şekilde çalışmak ve bunun sonucunda para kazanmak kişi için bir kazan-kazan durumu olabilmektedir. Ancak evden çalışmak bazen kişiler için oldukça zorlayıcıdır.

Evden çalışma sırasında, iş saatleriniz ve kendiniz için ayırdığınız saatler arasında katı sınırlar oluşturmanız gerekmektedir. Bazı faktörler, zamanı etkili kullanmaya ve verimli çalışmaya engel olmaktadır. Bu faktörler, evde çocukların bulunması, gürültü olması, bazı internet ve elektrik kesinleri gibi örneklenebilmektedir. Salgın dönemi ya da başka sağlık sorunları sebebiyle uzaktan çalışmak gerekli olduğunda, bazı uygulamalar verim kazanmak ve evde çalışmayı kolaylaştırmak için oldukça önemlidir.

Programa Bağlı Kalmak

Evden çalışma sürecinde, bir ofis ya da kuruluşta çalışırken olduğu gibi davranmak, kişinin düzeni için gereklidir. Bir program oluşturmak ve bu programa bağlı kalmak, üretkenliğin artmasına ve motivasyon kazanmanıza yardımcı olmaktadır. Programın anlamı, iş saatlerini günün içinde belirlemek ve diğer yapılacak bireysel işlere zaman ayırmaktır. Program oluştururken dikkat edilmesi gerekenler aşağıda belirtilmiştir.

• Çalışmaya Erken Başla: Erken kalkmak çalışmanın verimli olması için önemlidir. Meditasyon ya da yoga yaparak, sabah kahvenizi içerek ya da günlüğünüze yazı yazarak günün erken saatlerinde enerji ve motivasyon kazanmanız önemlidir. Bu saatler günlük hedeflerinizi belirleme ve güne hazırlanmaya da imkân tanımaktadır.
• Giyin: İşe gidiyorken yapacağınız gibi sabah uyandığınızda yıkanmak ya da özenli giyinmek işin üretkenliği için önemlidir. Pijamalarla çalışmak, sizin enerjinizi olumsuz etkileyen bir davranış şeklidir.
• Sağlıklı bir kahvaltı yapın: Şekerli ya da işlenmiş gıdaların aksine dengeli ve sağlıklı besinleri yemeyi tercih etmek önemlidir.
• 90 dakikalık çalışmalar yapın: Çalışmaya ayrılacak zamanı bloklara ayırmak önemlidir. Bu süre boyunca başka şeylerle ilgilenmeden çalışmak ve molaya kadar dikkati iş üstünde toplamak gerekmektedir.
• Mola verin: Her gün aynı saatte mola vermek çalışmayı olumlu etkilemektedir. Bu molalarda, açık havada yürüyüş yapmak, egzersiz yapmak ya da aileyle vakit geçirmek gibi keyif veren uygulamalar önerilir.
• İşi bırakma saatinizi belirleyin: İşi bırakacağınız zaman dilimini belirlemek gerekir. Böylece geri kalan zamanı, kendinize ya da ailenize vakit ayırmak için kullanmanız söz konusu olmaktadır.

Çalışma Alanı Oluşturun

Evden çalışma sırasında bir çalışma alanı belirlemek önemlidir. İş ile ilgili tüm materyallerin aynı yerde bulunması ve her gün düzenli olarak kullanılan eşyaların belirli bir noktada olması çalışma veriminde etkili olmaktadır. Önemli iş aramaları ya da internet üstünden yapılan konferans, sunum gibi iş görüşmeleri için de belirli alanların bulunması iş konusunda kontrol sağlamaktadır. Ancak tabi ki sadece bu alanla sınırlı kalmak zorunda değilsiniz. Bu durum evden çalışmanın en iyi yanlarından biri olarak bilinmektedir. Ev, bahçe ya da balkonda dolaşmak ve iş saatlerinde belirli yerde iş ile ilgili tüm belgelere ulaşmak daha organize olmanıza yardımcı olmaktadır.

Rutin Oluşturun ve Rutine Bağlı Kalın

Araştırmalar, bir rutine bağlı kalmanın davranışların düzenlenmesi ve normalleşmesi için yardımcı olduğunu göstermektedir. {1*} Araştırmacılara göre, insanlar günlük rutinlere bağlı kaldıkları zaman, farklı unsur ve faaliyetlerin eşit öneme sahip olduğunu hissetmektedir. Çünkü evde çalışırken verilen, uyku ya da dinlenme molaları kişinin çalışma isteğini azaltabilmektedir. Rutinler bu davranışı düzenlemektedir.

Güne iyi başlamak, erken kalkmak, giyinmek ve sağlıklı besinler yemek anlamına gelmektedir. Öğleden sonra dışarıda yürümek ya da gün ortası egzersizlerini yapmak, sağlıklı bir yaşam tarzı için önemlidir. Uzun süre oturulan, hareketsiz bir yaşam tarzından kaçınmak için gün boyu kendinizi hareket halinde ve enerjik tutmak önerilmektedir. Örneğin, masa başında iş amaçlı uzun süre oturduysanız, oturma odasında zıplamanız sizin enerjinizi arttırarak moralinizi yükseltmeye yardımcı olabilmektedir.

Sınırları Belirlemek Önemlidir

İş ve yaşam alanları birleştiği zaman, aile üyeleri ile iş yaşantısının sınırlarını doğru belirlemek önemlidir. Evden çalışırken sessiz ve huzurlu bir alana ihtiyaç duyduğunuzda çalışma saatleri boyunca evde bulunan diğer aile üyelerinden uzak durmanız gerekmektedir. Dikkat dağıtıcı unsurları (televizyon sesi, kapı açık çalışmak vb.) ortadan kaldırmak ve çalışmanızın saatlerini diğer aile üyelerine belirtmek, iş verimi açısından önemlidir. Rahatlatıcı müzikler dinleyerek evde oluşan gürültülerden uzaklaşmanız mümkün olabilmektedir.

Araştırmalar, uzaktan çalışma sırasında sınırların çizilmesinin ve tüm gün aramalara cevap verilmemesinin çalışma hayatına fayda sağladığını kanıtlamaktadır. Aileye ayrılması gereken zamanda iş ile ilgili görüşmeler yapmak, işin tüm gün devam etmesine sebep olmaktadır. Böylece hem kişisel ilgi alanları için zaman ayırmak hem de aile ile geçirilen zamanın daha keyifli olmasını sağlamak mümkün olmaktadır.

Mola Verin

Uzaktan çalışmanın en büyük avantajlarından biri, molalarınızın ofis binasıyla sınırlı olmamasıdır. Evden çalışırken, zihninizi işten uzaklaştıracak kişisel zaman alanları belirlemek ve mola vermek, kişinin üretimi için faydalı olmaktadır. Bu zaman alanlarında, spor salonuna gitmek, sevdiğiniz biriyle yemeğe çıkmak ya da kahve içmek tercih edilebilmektedir.

Dışarıda yürüyüşe çıkmak, kitap okumak ya da bahçe işleri ile keyifli zaman geçirmek kişi için rahatlama sağlayan aktivitelerdir. Ancak bu noktada programa bağlı kalmak ve molaların sınırlarını çizmek önemlidir. Çünkü iş veriminin sağlanması için, planlı olarak mola vermek gerekmektedir. Bu şekilde uygulandığında hem kendinize zaman ayırmanız hem de işleri geciktirmeden yapmanız mümkün olabilmektedir.

Ortam Değiştirin

Bütün gün boyunca, evde ayırdığınız iş alanında durmak, dikkati azaltmakta ve verimi düşürmektedir. Arada sırada iş alanından ayrılarak mutfağa gitmek ya da arka bahçeyi gezmek, çalışma ortamınızı değiştirmek için gereklidir. Kafe ortamında çalışmak ya da mahalleniz içinde yürürken telefonda iş görüşmeleri yapmak farklılık açısından olumlu olabilmektedir.

İhtiyacınız Olan Kaynaklara Sahip Olun

Evden çevrimiçi çalışırken, kişilerin bir dizüstü ya da masaüstü bilgisayara sahip olması gerekmektedir. Buna ek olarak, kişilerin internet erişimi sağlayan modemleri satın alması, video konferanslara erişim için mikrofon ya da kamera ihtiyacını karşılaması önemlidir. Bunun haricinde iş ile ilgili gerekli bilgilerin bulunacağı evrak ve internet siteleri gibi kaynaklara da ihtiyaç duyulmaktadır.

İnsan kaynakları birimi ya da yöneticiniz ile konuşarak eksiklerinizi anlatmanız önemlidir. Esnek çalışma politikaları ve program kontrolü ile ilgili isteklerinizi belirtmek gerekmektedir. Yapılan araştırmalar, bu şekilde iletişim kurmanın iş-aile çatışmasını azalttığını göstermektedir. Çünkü evden çalışan bir ebeveyn iseniz, ev ve çocuklar için yeterli zaman ayırmanız gerekmektedir.

İş Arkadaşlarınız ile Bağlantıda Kalın

Araştırmalar, sosyal iletişimin sağlandığı bir iş yeri ortamının, çalışan sağlığına katkıda bulunduğunu göstermektedir. Dört firmadan 19 katılımcının olduğu bir çalışmada, kişilere iş ortamı ve iş arkadaşları ile ilişkileri hakkında sorular yöneltilmiştir. İş arkadaşı ile iletişimin olumlu, iş birlikçi ve güvenilir olduğunda daha değerli ve saygın hissettiklerini, bunun da huzurlu olmalarına katkı sağladığı ve çalışma motivasyonlarını arttırdığı görülmüştür. Bu nedenle evden çalışırken de görüntülü sohbetler, konferans platformları, telefon ya da e-posta ile iş arkadaşları ile iletişimde olmak önemlidir.

Evden Çalışmanın Olumlu ve Olumsuz Yanları Nelerdir?

2004 yılında yayınlanan bir araştırmaya göre, evde çalışmanın çalışan kişinin moral ve sadakatinin artırılması dahil olmak üzere birçok fayda sağladığı görülmektedir. {2*} Araştırmacılara göre, çalışan kişiler uzaktan çalışmanın esnekliği ve rahatlığının tadını çıkarmaktadır.

International Journal of Behovioral Medicine’de yayınlanan 2016 tarihli bir başka çalışma ile küçük çocuğu olan kadınların iş yeri ortamı ve iş hayatının ruh sağlığı üstündeki etkileri analiz edilmiştir. {3*} Çalışmanın sonucunda, kadınların doğumdan sonra evden çalışmasına izin verilmesinin depresyon derecelerini azalttığı ve kadınların bu durumdan olumlu etkilenerek daha verimli çalıştıkları açıklanmıştır.

Almanya’da yapılan 2014 tarihli bir çalışma ise evden çalışmanın olumsuz etkilere yol açabildiğini kanıtlamıştır. {4*} Günlük sorumluluklara ek olarak verilen işler, ev içinde fazladan çalışmaya sebep olmaktadır. Ayrıca, boş zamanların iş amaçlı kullanılmasının kişiyi olumsuz etkilediği de bilinmektedir. Bu durumun çözümünü Advences in Developing Human Resources’ta yayınlanan bir araştırma sunmaktadır. Çalışmaya göre, kişiler nerede ne zaman ve ne kadar çalışacaklarına karar verme yetkisine sahip olduğunda, iş-yaşam çatışmalarının ciddi oranda azalması söz konusu olmaktadır. Böylece, sağlıklı ve huzurlu hissederek daha üretken olabilecekleri de belirtilmektedir. {5*}

Esnek zamanlı çalışma saatleri, çalışanların aile içi sorumluluklarını yönetmesine izin vermektedir. Çalışanlar iş saatlerini belirleyebildiğinde hem aile hem de iş hayatında daha kolay denge sağlayarak gerginlikten kurtulabilmektedir. Böylece daha az stres hissedilmekte ve özellikle kadınlar için esnek zaman uygulamaları ile ev-iş-çocuk arasında geçen zamanın daha planlı olması mümkün olmaktadır.

Araştırmaya göre, çalışanların fazladan verilen iş görevleri için sağlık sorunu bildirdiği ve çalışma saatleri dışındaki ek çalışmaların stres kaynaklı sağlık bozukluklarına neden olduğu görülmüştür. Bu durumu engellemek için, çalışma saatlerinin kesin çizgilerle belirlenmiş olması gerekmektedir.

Evden Çalışma Sırasında Verimlilik Nasıl Korunur?

Evden çalışırken, aile üyeleri, evcil hayvanlar ya da sosyal medya gibi birçok dikkat dağıtıcı şey bulunmaktadır. Yatağa ulaşmanın çok kolay olması ya da kanepede uzanarak çalışma yapmak, etkili çalışmayı engelleyebilmektedir. Üretkenlik sağlayan evden çalışma önerileri aşağıdaki gibi sıralanmaktadır;

• Günlük hedefler belirleyin.
• Erken kalkmaya özen gösterin.
• 90 dakikalık aralıklarla çalışın.
• İşleri önem sırasına göre dizin ve en önemli işi ilk önce yapın.
• Planlanmış molalar verin.
• Günlük egzersiz yapın.
• Besin değeri yüksek, besleyici gıdalar tüketin.
• Çalışma saatlerinin kişisel saatlere taşmasına izin vermeyin.
• Telefon aramaları sırasında hareket edin.
• Ortamınızı değiştirin.
• Dikkat dağıtıcıları ve işi bölen durumları azaltın.
• Yöneticiler ve iş arkadaşlarınız ile iletişim kurun.