Evden Çalışma Nasıl Verimli Hale Getirilebilir? Verimlilik Nasıl Korunur?

2019 yılında Çin’im Wuhan bölgesinden dünyaya yayılan bir virüsün insanları evden çıkmamaya zorlamasıyla o günlerde evden çalışma kavramının da hızla yaygınlaştığı bilinmektedir. Uzaktan çalışma, homeoffice çalışma gibi farklı isimlerle de anılan ev ortamında çalışmak kişiler için oldukça kolaylaştırıcı olabilir. Evinden uzaklaşmadan, yolda vakit kaybetmeden çalışarak para kazanmak kişi için bir kazan-kazan durumu olabilmektedir. Ancak sürekli aynı ortamda bulunmak bazı durumlarda zorlayıcı olabilir.

Uzaktan Çalışma Nasıl Verimli Hale Getirilir?

Evden çalışma sırasında evde çocukların bulunması, gürültü olması, internet ve elektrik kesintisi gibi bazı faktörler zamanı etkili ve verimli kullanmaya engel olabilir. Bu nedenle homeoffice çalışanların iş saatleri ve kendileri için ayırdıkları saatler arasında katı sınırlar oluşturmanız gerekir. Çeşitli sebeplerle uzaktan çalışmak gerekli olduğunda bazı uygulamalar verim kazanmak ve evde çalışmayı kolaylaştırmak için oldukça önemlidir. Evden çalışmayı daha verimli hale getirmeye yardımcı olabilecek bazı yöntemler aşağıda detaylı olarak ele alınmıştır.

Programa Bağlı Kalmak

Evden çalışma sürecinde bir ofis ya da kuruluşta çalışırken olduğu gibi davranmak kişinin düzeni için gereklidir. Bir program oluşturmak, oluşturulan programa bağlı kalmak üretkenliğin artmasına ve kişinin motivasyonunu korumasına yardımcı olabilir. Program oluştururken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar şunlardır:

• Çalışmaya erken başlamak: Erken kalkmak çalışmanın verimli olması için önemlidir. Meditasyon ya da yoga yaparak, sabah kahvenizi içerek ya da günlüğünüze yazı yazarak günün erken saatlerinde enerji ve motivasyon kazanmanız önemlidir. Bu saatler günlük hedeflerinizi belirleme ve güne hazırlanmaya da imkân tanır.
• İşe gidiyor gibi hazırlanma: İşe gidiyorken yapacağınız gibi sabah uyandığınızda yıkanmak ya da özenli giyinmek işin üretkenliği için önemlidir. Pijamalarla çalışmak sizin enerjinizi olumsuz etkileyen bir davranış şeklidir.
• Sağlıklı bir kahvaltı yapın: Şekerli ya da işlenmiş gıdaların aksine dengeli ve sağlıklı besinleri yemeyi tercih etmek önemlidir.
• 90 dakikalık çalışmalar yapın: Çalışmaya ayrılacak zamanı bloklara ayırmak önemlidir. Bu süre boyunca başka şeylerle ilgilenmeden çalışmak ve molaya kadar dikkati iş üstünde toplamak gerekir.
• Mola verin: Her gün aynı saatte mola vermek çalışmayı olumlu etkileyebilir. Verilen molalarda açık havada yürüyüş yapmak, egzersiz yapmak ya da aileyle vakit geçirmek gibi keyif veren uygulamalar önerilir.

Sayılanların yanı sıra homeoffice çalışırken işi bırakacağınız zaman dilimini belirlemek de önemlidir. Böylece geri kalan zamanı kendinize ya da ailenize vakit ayırmak için kullanabilirsiniz.

Çalışma Alanı Oluşturun

Evden çalışma sırasında bir çalışma alanı belirlemek önemlidir. İş ile ilgili tüm materyallerin aynı yerde bulunması ve her gün düzenli olarak kullanılan eşyaların belirli bir noktada olması çalışma veriminde etkili olabilir. Önemli iş aramaları ya da internet üstünden yapılan konferans, sunum gibi iş görüşmeleri için de belirli alanların bulunması iş konusunda kontrol sağlamanıza yardımcı olur. Ancak tabi ki sadece bu alanla sınırlı kalmak zorunda değilsiniz. Bu durum evden çalışmanın en iyi yanlarından biri olarak bilinmektedir. Ev, bahçe ya da balkonda dolaşmak, iş saatlerinde belirli yerde iş ile ilgili tüm belgelere ulaşmak daha organize olmanıza yardımcı olabilir.

Rutin Oluşturun ve Rutine Bağlı Kalın

Araştırmalar rutine bağlı kalmanın davranışların düzenlenmesi ve normalleşmesine yardımcı olduğunu göstermektedir. {1*} Araştırmacılara göre insanlar günlük rutinlere bağlı kaldıkları zaman farklı unsur ve faaliyetlerin eşit öneme sahip olduğunu hissetmektedir. Çünkü evde çalışırken verilen dinlenme molaları kişinin çalışma isteğini azaltabilir. Rutinler bu davranışı düzenlemektedir.

Güne iyi başlamak, erken kalkmak, giyinmek ve sağlıklı besinler yemek anlamına gelir. Öğleden sonra dışarıda yürümek, gün ortası egzersizlerini yapmak evden çalışırken aynı zamanda sağlıklı kalmaya da yardımcı olur. Uzun süre oturulan, hareketsiz bir yaşam tarzından kaçınmak için gün boyu ufak molalarla hareket halinde olmak önemlidir. Örneğin masa başında iş amaçlı uzun süre oturduysanız oturma odasında zıplamanız sizin enerjinizi arttırarak moralinizi yükseltmeye yardımcı olabilir.

Sınırları Belirlemek Önemlidir

İş ve yaşam alanları birleştiği zaman aile üyeleri ile iş yaşantısının sınırlarını doğru belirlemek verimlilik açısından önemlidir. Evden çalışırken sessiz ve huzurlu bir alana ihtiyaç duyduğunuzda çalışma saatleri boyunca evde bulunan diğer aile üyelerinden uzak durmanız gerekebilir. Televizyon sesi, kapı açık çalışmak gibi dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak, çalışmanızın saatlerini diğer aile üyelerine belirtmek iş veriminin korunmasına yardımcı olabilir.

Araştırmalar uzaktan çalışma sırasında sınırların çizilmesinin, molalar haricinde gelen aramalara cevap verilmemesinin çalışma hayatına fayda sağladığını kanıtlamaktadır. Buna karşın aileye ayrılması gereken zamanda iş ile ilgili görüşmeler yapmamaya özen göstermek de önemlidir. Böylece hem kişisel ilgi alanları için zaman ayırmak hem de aile ile geçirilen zamanın daha keyifli olmasını sağlamak mümkün olabilir.

Mola Verin

Uzaktan çalışmanın en büyük avantajlarından biri molalarınızın ofis binasıyla sınırlı olmamasıdır. Evden çalışırken zihninizi işten uzaklaştıracak kişisel zaman alanları belirlemek ve mola vermek, kişinin üretkenliği için daha faydalı olabilir. Molalarda spor salonuna gitmek, sevdiğiniz biriyle yemeğe çıkmak ya da kahve içmek tercih hem motivasyonunuzu korumanıza hem de kendinizi yenilenmiş hissetmenize yardımcı olabilir.

Dışarıda yürüyüşe çıkmak, kitap okumak ya da bahçe işleri ile keyifli zaman geçirmek kişi için rahatlama sağlayan aktivitelerdir. Ancak bu noktada programa bağlı kalmak ve molaların sınırlarını çizmek önemlidir. Çünkü iş veriminin sağlanması için planlı olarak mola vermek gerekir. Bu şekilde uygulandığında hem kendinize zaman ayırmanız hem de işleri geciktirmeden yapmanız mümkün olabilir.

Ortam Değiştirin

Bütün gün boyunca evde ayırdığınız iş alanında durmak dikkati azaltarak verimi düşürebilir. Arada sırada iş alanından ayrılarak mutfağa gitmek, arka bahçeyi gezmek, balkona çıkmak gibi aktiviteler çalışma ortamınızı değiştirmek için gereklidir. Kafe ortamında çalışmak ya da mahalleniz içinde yürürken telefonda iş görüşmeleri yapmak da farklılık açısından olumlu olabilir.

İhtiyacınız Olan Kaynaklara Sahip Olun

Evden çevrimiçi çalışırken kişilerin bir dizüstü ya da masaüstü bilgisayara sahip olması gerekir. Buna ek olarak kişilerin internet erişimi sağlayan modemleri satın alması, video konferanslara erişim için mikrofon ya da kamera ihtiyacını karşılaması önemlidir. Bunun haricinde iş ile ilgili gerekli bilgilerin bulunacağı evrak ve internet siteleri gibi kaynaklara da ihtiyaç duyulabilir.

İnsan kaynakları birimi ya da yöneticiniz ile konuşarak eksiklerinizi anlatmanız önemlidir. Esnek çalışma politikaları ve program kontrolü ile ilgili isteklerinizi belirtmeniz verimli çalışmalar yapmanıza yardımcı olabilir. Yapılan araştırmalar bu şekilde iletişim kurmanın iş-aile çatışmasını azalttığını göstermektedir.

İş Arkadaşlarınız ile Bağlantıda Kalın

Araştırmalar, sosyal iletişimin sağlandığı bir iş yeri ortamının çalışan sağlığına katkıda bulunduğunu göstermektedir. Dört firmadan 19 katılımcının olduğu bir çalışmada kişilere iş ortamı ve iş arkadaşları ile ilişkileri hakkında sorular yöneltilmiştir. İş arkadaşı ile iletişimin olumlu, iş birlikçi ve güvenilir olduğunda daha değerli ve saygın hissettiklerini, bunun da huzurlu olmalarına katkı sağladığı ve çalışma motivasyonlarını arttırdığı görülmüştür. Bu nedenle evden çalışırken de görüntülü sohbetler, konferans platformları, telefon ya da e-posta ile iş arkadaşları ile iletişimde olmak önemlidir.

Evden Çalışmanın Olumlu ve Olumsuz Yanları Nelerdir?

2004 yılında yayınlanan bir araştırmaya göre evde çalışmanın çalışan kişinin moral ve sadakatinin artırılması dahil olmak üzere birçok fayda sağladığı görülmektedir. {2*} Araştırmacılara göre, çalışan kişiler uzaktan çalışmanın esnekliği ve rahatlığının tadını çıkarmaktadır.

International Journal of Behovioral Medicine’de yayınlanan 2016 tarihli bir başka çalışma ile küçük çocuğu olan kadınların iş yeri ortamı ve iş hayatının ruh sağlığı üstündeki etkileri analiz edilmiştir. {3*} Çalışmanın sonucunda, kadınların doğumdan sonra evden çalışmasına izin verilmesinin depresyon derecelerini azalttığı ve kadınların bu durumdan olumlu etkilenerek daha verimli çalıştıkları açıklanmıştır.

Almanya’da yapılan 2014 tarihli bir çalışma ise evden çalışmanın olumsuz etkilere yol açabildiğini kanıtlamıştır. {2*} Günlük sorumluluklara ek olarak verilen işler ev içinde fazladan çalışmaya sebep olmaktadır. Ayrıca boş zamanların iş amaçlı kullanılmasının kişiyi olumsuz etkilediği de bilinmektedir. Advences in Developing Human Resources’ta yayınlanan bir çalışmaya göre kişiler nerede ne zaman ve ne kadar çalışacaklarına karar verme yetkisine sahip olduğunda, iş-yaşam çatışmalarının ciddi oranda azalması söz konusudur. Böylece,sağlıklı ve huzurlu hissederek daha üretken olabilirler. {4*}

Esnek zamanlı çalışma saatleri çalışanların aile içi sorumluluklarını yönetmesine izin verir. Çalışanlar iş saatlerini belirleyebildiğinde hem aile hem de iş hayatında daha kolay denge sağlayarak gerginlikten kurtulabilir. Böylece daha az stres hissedilmekte ve özellikle kadınlar için esnek zaman uygulamaları ile ev-iş-çocuk arasında geçen zamanın daha planlı olması mümkün olmaktadır.

Araştırmaya göre çalışanların fazladan verilen iş görevleri için sağlık sorunu bildirdiği ve çalışma saatleri dışındaki ek çalışmaların stres kaynaklı sağlık bozukluklarına neden olduğu görülmüştür. Bu durumu engellemek için, çalışma saatlerinin kesin çizgilerle belirlenmiş olması önemlidir.

Evden Çalışma Sırasında Verimlilik Nasıl Korunur?

Evden çalışırken aile üyeleri, evcil hayvanlar ya da sosyal medya gibi birçok dikkat dağıtıcı şey olabilir. Yatağa ulaşmanın çok kolay olması, kanepede uzanarak çalışma yapmak gibi durumlar etkili çalışmayı engelleyebilir. Üretkenlik sağlayan evden çalışma önerileri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Günlük hedefler belirleyin.
• Erken kalkmaya özen gösterin.
• 90 dakikalık aralıklarla çalışın.
• İşleri önem sırasına göre dizin ve en önemli işi ilk önce yapın.
• Planlanmış molalar verin.
• Günlük egzersiz yapın.
• Besin değeri yüksek, besleyici gıdalar tüketin.
• Çalışma saatlerinin kişisel saatlere taşmasına izin vermeyin.
• Telefon aramaları sırasında hareket edin.
• Ortamınızı değiştirin.
• Dikkat dağıtıcıları ve işi bölen durumları azaltın.
• Yöneticiler ve iş arkadaşlarınız ile iletişim kurun.